Führen aus der Ferne – Eine naheliegende Herausforderung

  1. Virtuelle Teams haben besondere Eigenschaften und Bedürfnisse

Persönliche Kontakte werden seltener, Spontanität geht verloren, gemeinsame Besprechungen werden seltener und schwieriger

  • Kommunikation vorwiegend über digitale Kanäle bzw. Medien
  • Einzelarbeit vs. Teamleistung
  • Beurteilung und Feedback bez. Einzelleistungen evtl. schwieriger
  • Team Building wird schwieriger
  • Gefahr von Missverständnissen aufgrund des Distanzfaktors größer als in Präsenz
  1. Neues Setting: Neue Herausforderungen benötigen ein neues Mindset

Auf der Basis Ihrer Vorüberlegungen sollten Sie sich intensiv auf die neuen Voraussetzungen vorbereiten und die richtige Einstellung mitbringen. Dieses Mindset wird Ihnen als „Fern-Führungskraft“ nützlich sein:

  • Seien Sie bereit vertrauensvoll zu führen
  • Delegieren Sie konkret beschriebene Aufgaben
  • Schrauben Sie Ihr Kontrollbedürfnis zurück
  • Übertragen Sie sinnvoll Entscheidungskompetenzen
  • Überprüfen Sie Ihre eigene, digitale Medienkompetenz und die des Teams
  • Kritikfähigkeit in beide Richtungen: selbst positives und konstruktives Feedback geben sowie Kritik aus dem Team annehmen
  • Etablieren Sie Offenheit und Toleranz für multinationale und multikulturelle Teams
  1. Etablieren Sie Vertrauen im Team
  • Vertrauen die wichtigste Grundzutat für erfolgreiches Führen auf Distanz
  • Vertrauen schaffen Sie zum Beispiel dadurch, dass Sie Ihren Teammitgliedern Fragen stellen, wie sie sich die Arbeit am besten vorstellen und was ihrer Meinung für reibungslos funktionierendes Teamwork notwendig ist.
  • Holen Sie regelmäßig Feedback ein, um Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu zeigen, dass Sie ihre Bedürfnisse ernst nehmen.
  1. Klare Regeln schaffen Struktur
  • Klare Regeln spielen für jede Art von Führungsarbeit eine zentrale Rolle.
  • Als Führungskraft sollten Sie konkrete Ziele (KPI) festlegen, um Ergebnisse im Team besser einordnen zu können.
  • Am besten Sie definieren Ziele und den dafür notwendigen Arbeitsaufwand gemeinsam mit Ihrem Team.
  • Damit entstehen Standards, die für das gesamte Team gültig sind und an welche sich alle halten können, auch wenn das Team über mehrere Standorte, Länder oder Kontinente verteilt arbeitet.
  • Zu solchen Standards gehört zum Beispiel die Festlegung, dass Termine oder Zusagen eingehalten werden.
  1. Organisieren Sie Ihre Kommunikation
  • Ein kurzes Telefonat, Mails und dann wieder ab in den Gruppenchat? Wo wird nun was kommuniziert und dokumentiert? Die Orientierung geht rasch verloren!
  • Legen Sie rasch fest, welche Regeln für Ihre Kommunikation gelten. Das betrifft Team - Meetings, einfache Unterhaltungen oder aber auch diverse Vereinbarungen und Absprachen.
  • Versuchen Sie hier auch einen Standard zu etablieren und geben Sie Tipps zu effizienten Kommunikation. Z. Bsp.: Sind Mails die ideale Plattform für Diskussionen? Ist der Messenger Dienst ideal für …
  • Ziel ist es letztendlich den Durchblick zu bewahren!
  1. Komplexität erfordert größtmögliche Nähe
  • Die ferne ist noch immer eine der größten Herausforderungen beim Führen auf Distanz
  • Um hier bei komplexen Angelegenheiten bestmöglich entgegenwirken zu können, sollte man Videokonferenzen bewusst einsetzen.
  • Man ermöglicht damit:
    • Direkte Nachfrage möglich
    • Unmittelbare Beteiligung
    • Mimik und Gestik werden (eingeschränkt) sichtbar
    • Dokumentation ist auch über die Chatfunktion möglich
  1. Fördern Sie aktiv die Interaktion im Team
  • Die Interaktion bleibt noch immer ein sehr wichtiger Faktor in der Zusammenarbeit.
  • Regen Sie dazu an gelegentlich über den Aufgabenbereich hinaus zu kommunizieren.
  • Schaffen Sie eine lockere Atmosphäre und denken Sie hierbei über den Tellerrand.
  • Oft entstehen genau in solchen Settings dann neue Ideen.
  1. Verteilen Sie Lob, seien Sie motivierend und positiv
  • Auch bei Führung auf Distanz darf Lob nicht fehlen.
  • Seien Sie ein positives Vorbild
  • Explizites Lob kann motivieren auf dem erreichten Level weiter zu arbeiten und dieses aufrecht zu erhalten bzw. weiter zu verbessern
  • Gerade wenn persönliche Interaktion fehlt, nimmt die Notwendigkeit von Lob oder motivierender Worte deutlich zu.
  1. Lösen Sie Konflikte im Team aufgabenbezogen
  • Achtung: Konflikte in virtuellen Teams sind noch schwieriger zu lösen als in Präsenz.
  • Vereinbaren Sie Regeln zur Konfliktbehandlung.
  • Die Aufgabe und das Team müssen im Vordergrund stehen!
  • Vereinbaren Sie Eskalationsstufen und schreiten Sie unbedingt rechtzeitig ein.
  1. Eine technische Basis für reibungslose Zusammenarbeit
  • Wichtig ist auch eine funktionierende Infrastruktur.
  • Eine schnelle Internetverbindung, Smartphone und Notebook müssen zur Verfügung stehen
  • Alle verwendeten Kommunikations- und Kollaborationstools müssen im Vorfeld festgelegt sein.
  1. Unterstützen Sie Ihre MitarbeiterInnen
  • Technik ist die eine Voraussetzung, aber sind Ihre MA darauf vorbereitet?
  • Geben Sie Ihren MA Orientierung und Sicherheit hinsichtlich:
    • Aufgabenklärung: Was ist zu tun?
    • Erreichbarkeit: Wann und Wie?
    • Infrastruktur: Was wird wofür eingesetzt?
    • Selbstorganisation: Was wird erwartet?
    • Notfallplan: Wer ist wann und wie erreichbar?
  • Manche MA benötigen in diesem neuen Umfeld über die Arbeit hinaus Unterstützung.
  • Besprechen Sie auch einmal mit Ihren MA Themen außerhalb des klassischen Umfelds und setzen Sie Ihre sozialen Antennen ein.

Fazit: Führen auf Distanz erfordert Vorbereitung, Knowhow und Konsequenz!