Online Meetings – wie effizient gestalten?
Meetings, Projektbesprechungen, Seminare und Kundengespräche finden derzeit vermehrt virtuell statt. Doch wie können solche online Meetings bestmöglich und effizient gestaltet werden?
Für die virtuelle Kommunikation gibt es eine Vielzahl an technischen Lösungen. Unternehmen sollten jenes Tool wählen, das für den jeweiligen Zweck eines Meetings am besten geeignet ist. Sofern es bereits Erfahrungen mit einem bestimmten Kommunikationstool im Unternehmen gibt, sollte dieses auch genutzt werden. So wird sichergestellt, dass sich alle Unternehmensangehörigen schnell auf dem virtuellen Kanal zurechtfinden.
Besprechungen vor dem Computer erfordern mehr Aufmerksamkeit im Gegensatz zu persönlichen Gesprächen.
Sofern virtuelle Meetings nicht länger als vier Stunden pro Tag einnehmen, kann man davon ausgehen, dass die Konzentration und Effizienz der Besprechungen hoch bleibt. Bei ganztägigen Workshops ist es daher wichtig, eine Aufteilung in kürzere Sequenzen und sofern möglich mehrere Tage zu machen – somit wird die Effizienz sichergestellt. Längere Pausen dazwischen können zudem für kleinere Gruppenarbeiten und/oder individuelle Arbeitsaufträge genutzt werden.
Eine gute Vorbereitung auf das virtuelle Meeting ist bereits die halbe Miete
Virtuelle Meetings brauchen eine durchdachte Vorbereitung. Im Idealfall sollten die TeilnehmerInnen vorab die Besprechungsinhalte erhalten z.B. in Form einer klar strukturierten Agenda oder eines schriftlichen Briefings. Aufgrund der eingeschränkt wahrnehmbaren Körpersprache und Atmosphäre im online Meeting, ist eine Moderation ein sehr wichtiger Bestandteil.
Spielregeln sollten zu Beginn immer aktiv erklärt werden – viele Kommunikationstools bieten einfache Lösungen zur Strukturierung von Meetings an wie z.B. die Raise-Hand-Funktion, über die sich Teilnehmer beim Moderator zu Wort melden können.
Durch die Nutzung von Videoübertragungen bekommt die virtuelle Zusammenarbeit einen viel persönlicheren Charakter und trägt somit maßgeblich zur Effizienz bei, im Gegensatz zu reinen Telefonkonferenzen.
Auch Spaß muss sein
Neben den beruflichen Inhalten darf auf keinen Fall der Spaß bei virtuellen Meetings fehlen – das stärkt das Teamgefühlt und regt zudem die Kreativität an.
Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist der regelmäßige Austausch sehr wichtig. Vor allem Führungspersonen müssen für ihre MitarbeiterInnen sowie KundInnen greifbar bleiben und auf den jeweiligen Kanälen verstärkt Präsenz zeigen.
Unsere Erfahrungen zeigen, dass Events und Meetings, die bis vor einigen Wochen noch undenkbar waren, dass sie digital umgesetzt werden, nun bereits zum Alltag gehören und sehr gut funktionieren. Wir haben also wieder eine Möglichkeit gewonnen. Nutzen Sie diese für Ihren Erfolg!
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Dipl.-Päd. Christian Monschein, MBA bzw. Mag.a Ulrike Trammer
Training Coaching Organisationsentwicklung
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