Homeoffice – nun Realität ;-)
Oftmals schon im Rahmen New Work o.ä. diskutiert und besprochen und als interessante Alternative zur klassischen Büropräsenz bewertet, aber selten konsequent und gut durchdacht umgesetzt – das Homeoffice.
Was sind unserer Meinung nach die Herausforderungen eine gelungene Umsetzung?
- Die Auftragsklärung
- Klärung des Umfelds bzw. der Umwelten
- Die Infrastruktur
- Die Organisation
Folgende Tipps können Sie bei der erfolgreichen Homeoffice - Umsetzung unterstützen:
1. Die Auftragsklärung
Aufgaben als Führungskraft:
Klare Aufgabendefinition
Homeoffice bedeutet „Führen auf Distanz“ und das bedingt größtmögliche Klarheit und eindeutige Formulierungen!
Definieren Sie:
Inhalte: Was ist die konkrete Aufgabe und an welchen Kriterien messen Sie die Aufgabenerfüllung?
Termin: Definieren Sie konkret bis wann Teil- und Endergebnisse abzuliefern sind bzw. wie oft Statusmitteilungen Ihrerseits erwartet werden. Achten Sie auch auf die Vermeidung von inflationärer Information.
Verantwortung und Befugnisse: Klären Sie auch ganz konkret über welche Ressourcen verfügt werden darf und wie der Entscheidungskorridor des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin definiert ist.
Aufgaben als MitarbeiterIn:
Klare Aufgabendefinition
Überprüfen Sie für sich selbst bzw. durch Rückfragen folgende Punkte:
- WAS ist mein konkreter Auftrag?
- WANN ist der Abgabetermin?
- WELCHE Entscheidungskompetenzen habe ich?
- WELCHE Ressourcen (Personen) stehen mir zur Verfügung?
- WEN und Wie habe ich über den Fortschritt meiner Arbeit zu informieren?
- WEN habe ich WIE bei einem etwaigen Terminverzug zu informieren?
- Wie reagiere ich auf Probleme und bei etwaigen Fragestellungen?
2. Klärung des Umfelds bzw. der Umwelten
Hier geht es nicht nur um Ihren Chef, Sie und Ihre MitarbeiterInnen, hier geht es um weit mehr Einfluss- und Interessensgruppen wie zum Beispiel:
- Das Unternehmen an sich
- Ihre Vorgesetzten in der Line und ggf. auch in Projekten
- KollegInnen und MitarbeiterInnen
- Ihre KundInnen
- Ihre LieferantInnen
- etwaige Behörden und Institutionen
- … und last but not least Ihre Familie
Führen Sie in diesem Schritt eine „Umweltanalyse“ durch und definieren Sie, mit wem Sie in nächster Zeit Kontakt haben müssen und werden und was das Ziel der Zusammenarbeit sein wird. Die Ergebnisse dieser Analyse haben dann ebenfalls Einfluss auf die Punkte 1, 3 und 4
3. Die Infrastruktur
Mein Werkzeug: Welche Hardware / welche Software benötige ich unbedingt?
Zugriff: Wie wird auf das Firmennetzwerk zugegriffen? Auf welche Dateien / Ordner muss zugegriffen werden? Wie wird gespeichert? Wie werden Daten gesichert?
Sicherheit: Welche Sicherheitsaspekte sind einzuhalten? Welche Firewalls / Antivirus – Maßnahmen werden eingesetzt? Wie wird mit Social - Media umgegangen? Ist noch bez. DSGVO etwas notwendig und wird eine spezifische Unterweisung bez. dieser Aspekte benötigt.
4. Die Organisation
Regeln für die Arbeitsorganisation
Selbstorganisation:
Es ist einfach unerlässlich, dass Sie für sich Klarheit schaffen, wo und wie Sie zu Hause arbeiten.
Ihr „neues Büro“: Definieren Sie Ihren Arbeitsplatz – Ihr „Büro“, wo Sie ausreichend Ruhe und Platz haben.
Ihre Planung: Machen Sie sich einen Plan: Formulieren Sie für sich konkret, welche Tageszeit Sie für Ihre Arbeit reservieren und welche zusätzliche Tätigkeiten Sie am Tag noch zu erledigen haben und wann Sie diese machen wollen. Vergessen Sie hier nicht auf eine ausgewogene Balance zwischen Beruflichem und Privatem.
Sie persönlich: Vergessen Sie nicht auf Ihre persönlichen Bedürfnisse wie Bewegung, Sport, eine ausgewogene Ernährung und Ihre persönliche Gesundheit.
Gemeinsame Zeit: Verzichten Sie nicht auf gemeinsame Zeit mit Ihrer Familie. Was ist möglich, was ist zulässig und sinnvoll aktuell und was können Sie aktuell machen, wofür Sie sich sonst keine Zeit nehmen oder vermeintlich keine Zeit haben?
Regeln: Strukturen schaffen Ordnung und Überblick. Vereinbaren Sie Regeln mit Ihrer Familie / Ihren Mitbewohnern für diese außergewöhnliche Zeit.
Regeln für die Erreichbarkeit
Homeoffice bedeutet nicht Erreichbarkeit rund um die Uhr aber auch nicht aus den Augen aus dem Sinn!
Erreichbarkeit: Definieren Sie eine Homeoffice – Kernzeit: Legen Sie eine fixe Zeitspanne fest, in der Sie und Ihre Führungskraft / Ihre MitarbeiterInnen erreichbar sind. Diese Vereinbarung ist verbindlich!
Reaktionszeit: Definieren Sie in welcher Zeit man auf diverse Fragen antwortet um hier auch den „Flow“ in der Erledigung gewisser Aufgaben nicht zu verlieren.
Notfälle: Wer steht im Falle des Falles rasch zur Verfügung? Hat diese Person auch die notwendigen Kompetenzen um im Ernstfall entscheiden zu können? Wie ist diese Person zu erreichen?
Regeln für die Kommunikation
Erfolgreiche Zusammenarbeit auf Entfernung bedingt auch die Definition von bestimmten Regeln:
Regelkommunikation: Wie oft kommunizieren wir im Team / mit dem Vorgesetzten und wie wird die Agenda aktuell gehalten bzw. wer verfasst das Protokoll?
Inhalte der Kommunikation: Welche Themen werden wann und in welchem Rahmen diskutiert / besprochen / gelöst? Nicht jedes Meeting kann jedes Thema beinhalten?
Notfallkommunikation: siehe Pkt. Notfälle – Regeln für Erreichbarkeit
Datenaustausch / Information: Wie stellen wir uns gegenseitig Arbeitsergebnisse zur Verfügung und wie können diese Daten auch ausreichend gesichert werden bzw. wie wird die Aktualität sichergestellt?
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung dieser ausgewählten Tipps und passen Sie gut auf sich auf!
Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung:
Dipl.-Päd. Christian Monschein, MBA
Training Coaching Organisationsentwicklung
Kaiserwiesenweg 29b, 8055 Graz
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